作業効率

データ管理をスマートにおこなってコイツは違うと思わせる |ツールEverything

2021-10-31

はい、Harvです。自分のデスクで作業や仕事をしていると上司がチェックしにくることがありますよね。コロナの影響で、それがメールだったりチャットだったりするかもしれませんが、早いデータへのアクセスは常に重要です。今日は、私のルールを紹介します。

今回はWindows環境での話です。MacやLinuxはデスクトップ検索が使用できるので同様におこなえます。

1.データアクセスは検索で探した方が早い

データ管理は古来フォルダ管理など行われますが、崩れやすいです。私も何度も失敗してきました。

今でもざっくりフォルダを作って親フォルダ→子フォルダ としています。

が、これでは欲しいデータに一発アクセスができません。そこで、データを検索して探す方法にたどり着きました。

そこで使用するアプリケーションがEverythingです。リンクはこちら

Everythingの紹介記事はこちらの記事も参考になります。

2.ファイル名ルールを検索することを前提にしておく

ルールはいろいろですが、私は20211031_project_file1 みたいにしています。

こうしておくとフォルダ内でファイル名が時系列で並ぶのでフォルダ内でもスッキリします。

日時+(プロジェクト名)+ファイル名

ファイル検索は上記に加えて、拡張子を駆使します。思い出すときに、日時は大きな手がかりになります。

  • Wordファイル docx
  • テキストファイル txt
  • エクセルファイル xlsx
  • パワーポイントファイル ppt

他のファイルやアプリケーションも応用可能です。

Everthingは非常に動作が軽く、基本的に30秒以内に必要なデータにアクセス可能です。

ファイルやデータをアクセスするのに時間がかかって勿体ないなと思っている方には是非試していただきたいです。

聞かれたときに即座にデータを見せることができると、コイツは違うと思わせることができます。細かいところですがポイント高いです。

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